在正式討論此次主題之前,借用一點版面,為曾經幫助過我的日本朋友們祈福,也為所有遭遇311大震災的日本人禱告,願他們擁有勇氣與智慧面對眼前所有的苦難,願他們早日渡過難關,重回平安喜樂的生活。
十多年前,我到日本進行考察,研究的主題是顧客滿意經營,所拜訪的公司包括NTT、BMW及花王等日本優良企業,直至今日,當年所學的許多管理觀念依舊日久彌新,其前瞻作法甚至然而超越當前國內大多數的公司。
在此與大家分享花王的服務流程,為追求顧客滿意(CS)服務的極致,該公司結合電腦與電話設備,建構出一套ECHO系統,以強化對顧客的回應速度,當時他們就已經採用觸控螢幕,畫面切換快速沒有遲滯的現象,而且客服人員操作系統顯得相當靈活、有禮,回應的對話及舉止令人讚嘆。
花王相信所有產品的開發、改良應該來自消費者的建議與批評,基於此一經營理念,他們投注龐大的開發資源導入ECHO系統,目的就是要有效率地進行顧客聲音及需求的蒐集。
藉由ECHO系統,消費者相談中心,既花王的客服中心,可以立即回答顧客對產品的資訊需求,提供高品質的消費者諮詢,遇到顧客抱怨時,操作人員可以從資料庫叫出一套完善的回答題庫,以及標準作業流程,原則上不同的抱怨類型走不同的處理流程。
參訪過程中,花王特別為我們介紹「妙鼻貼」這個案例,這個產品剛上市即獲得市場的好評,不過好景不常,沒有多久消費者相談中心開始接獲來自顧客的抱怨,許多人反應使用妙鼻貼會造成皮膚受傷。
相同的案例如果發生在台灣,可能會遭到消基會的嚴重關切,並且在蘋果日報上引起軒然大波,不過,花王的妙鼻貼事件並未釀成重大危機,不但得以平靜落幕,花王還根據消費者的意見開發出更新、更好的妙鼻貼。
面對危機,能夠化險為夷,得利於花王的身體傷害處理流程,根據實務經驗得知,許多企業並未設置類似的標準流程,所以只能完全靠運氣,處理的好就大事化小,小事化無,處理的不好就見諸報端,搞的公司內部人心惶惶,雞飛狗跳。
花王面對顧客抱怨可不想碰運氣,雖然每位客服專員都已經受過嚴格的訓練,公司還是要求他們要依照標準流程及基本原則來處理,首先,公司會判斷顧客是否需要診療,如果有此必要,顧客可以到花王的特約醫院先行治好病痛,所有的費用由花王負責,此外,花王會派遣最基層的主管帶上禮物進行探訪,釐清問題的因果關係,若確認是公司的責任,在進行補償金的計算。
這還只是第一步,緊接著「消費者相談中心」會將顧客所回應的文字檔及影音檔寄給相關部門,由各部門提出顧客關係復原策略、問題再發防止、新產品改善方案,確保問題得到根本的解決,不是頭痛醫頭,腳痛醫腳。在妙鼻貼這個案例當中,花王的行銷部分負責產品包裝的重新設計,以及使用說明的宣導,研發部則負責研究不會傷皮膚的新配方。
由於回應得當,妙鼻貼的銷售額立即回升,後來又有顧客來電抱怨現有妙鼻貼太小,花王善體人意,開發出大版面的妙鼻貼,還有人來電詢問男生是否能夠使用妙鼻貼,於是有了男性妙鼻貼的誕生。短短一年當中,花王根據消費者的意見進行了五次的改版,來符合顧客的需求,不但顧客滿意度獲得維持,妙鼻貼的銷售量亦因為新產品的不斷推出而大幅提升。
顧客抱怨是消費者負面體驗的回應,可以協助公司進行產品開發、人力資源及服務流程的改善,企業應該用心傾聽,以正面的態度來會回應,千萬不要採取防禦的態度,而是要積極思考可能的解決方案,若是能夠用這樣的信念來面對顧客抱怨,那麼顧客抱怨就是金山銀山,正默默等待